Auf der Grundlage von § 3 Nr. 1 und 4 BGH/BPatGERVV werden die Einzelheiten des Verfahrens für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr und die sonstigen Vorgaben, die bei der Übermittlung mittels des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs gelten, wie folgt bekannt gegeben:
1. Der elektronische Rechtsverkehr findet grundsätzlich über das für das Bundespatentgericht eingerichtete Postfach auf der Kommunikationsplattform „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach‟ (EGVP) statt. Hierzu ist auf Seiten der Einsender eine geeignete Software erforderlich. Geeignete Produkte, zu denen auch kostenlos erhältliche Programme gehören, sind auf den Internetseiten des EGVP aufgeführt.
2. Da der elektronische Rechtsverkehr unter Nutzung des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfaches für eine sichere und nachvollziehbare Kommunikation die zumindest zeitweilige Verarbeitung personenbezogener Daten voraussetzt, erfordert der elektronische Rechtsverkehr unter Zugriff auf das elektronische Gerichtspostfach die Zustimmung zu der vom EGVP formulierten Datenschutzerklärung.
3. Aus technischen und organisatorischen Gründen dürfen einer Nachricht nicht mehr als 100 Dateien angehängt werden, deren Gesamtvolumen 70 Megabyte nicht überschreiten sollte.
4. Im Betreff der elektronischen Nachricht soll das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden; bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten und in Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen noch nicht bekannt ist, soll stattdessen die jeweilige Verfahrensart (z. B. Nichtigkeitsklage, Marken-Beschwerde) schlagwortartig angegeben werden.
5. Der Text der elektronischen Nachricht soll enthalten: das gerichtliche Aktenzeichen, bei Neueingängen die schlagwortartige Bezeichnung der Verfahrensart, eine schlagwortartige Bezeichnung des Inhalts und die Kurzbezeichnung der Hauptbeteiligten.
6. Der Übermittler einer Nachricht ist dafür verantwortlich, dass die Nachricht selbst und die angehängten Dateien keine schädlichen aktiven Komponenten (Viren, Trojaner, Würmer etc.) enthalten; eine Datei mit schädlichen aktiven Komponenten ist für die weitere Verarbeitung nicht geeignet und deshalb auch dann nicht im Rechtssinne zugegangen, wenn sie im Übrigen den in § 2 Abs. 2, 4 und 5 BGH/BPatGERVV festgelegten Formatstandards entspricht.
7. Die durch das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach erstellten Übermittlungs-, Sende- und Empfangsbestätigungen beziehen sich ausschließlich auf die Tatsache, dass der in der jeweiligen Bestätigung beschriebene Kommunikationsvorgang zu dem angegebenen Zeitpunkt stattgefunden hat. Durch diese Bestätigungen wird daher nicht bestätigt, dass die übermittelten Dokumente in einem zugelassenen Format vorgelegt worden sind oder sonst keine Hindernisse für eine Weiterverarbeitung (Viren o. Ä.) bestehen.
8. Gemäß § 3 BGH/BPatGERVV gelten alle Beschränkungen und Voraussetzungen, die aus der Nutzung der Plattform „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach‟ als technisch unabweisbar folgen, und zwar auch insoweit, als sie vorstehend nicht ausdrücklich bezeichnet sind.
| Format | Version / Einschränkungen | Programm / Beispiel | Gültigkeit |
| TXT (Textdatei) | Zugelassen sind folgende Zeichensätze: - ASCII - ISO 8859-1 - ISO 8859-15 - Unicode, mit Kennzeichnung der Kodierung mittels Byte Order Mark | Notepad | bis auf Weiteres |
| RTF (Microsoft Rich Text Format) | Version 1.0 bis 1.9, ohne Erweiterung für Word 2000 | Microsoft Word | bis auf Weiteres |
| PDF (Adobe Portable Document Format) | Version 1.4 bis 1.7 sofern mit Adobe Reader 11.0 darstellbar (nur als nicht geschütztes PDF) | Adobe-Acrobat Free-PDF | bis auf Weiteres |
| XML (Extensible Markup Language) | mit zugrunde liegender Definitions- oder Schemadatei, sofern mit Internet Explorer 11 darstellbar | bis auf Weiteres | |
| DOC, DOCX (Microsoft Word) | keine aktiven Komponenten | Microsoft Word | bis auf Weiteres |
| ODT (Open Document Text) | keine aktiven Komponenten | Open Office; Libre Office | bis auf Weiteres |
| TIFF (Tagged Image File Format) | Version 6 oder niedriger | Adobe Photoshop | bis auf Weiteres |
Auf der Grundlage von § 3 Nr. 3 BGH/BPatGERVV werden die für die Bearbeitung durch das Gericht geeigneten Versionen der nach § 2 Abs. 4 BGH/BPatGERVV zulässigen Formate wie folgt bekannt gegeben:
Hinweise
Elektronische Dokumente, die den bekannt gegebenen Formatstandards und Versionen entsprechen, können auch in komprimierter Form als ZIP-Datei eingereicht werden. Die ZIP-Datei darf keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten. Beim Einsatz von Dokumentensignaturen muss sich die Signatur auf das Dokument und nicht auf die ZIP-Datei beziehen (§ 2 Abs. 5 BGH/BPatGERVV).
Die Nennung von Programmen, mit denen ein zugelassenes, weil für die Bearbeitung geeignetes Dokument erstellt werden kann, kann wegen der Vielzahl angebotener Programme und Programmversionen nur exemplarisch sein. Eine Nennung ist keine Empfehlung, dieses Programm zu nutzen und schließt andere Programme, welche nach der Spalte „Version/Einschränkungen‟ zugelassene elektronische Dokumente erzeugen können, selbstverständlich nicht aus.
Die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr mit der Kommunikationsplattform „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach‟ (EGVP) bedarf der Einwilligung in die vom EGVP formulierte Datenschutzerklärung (Siehe Infobox).